80:20 – Zeitmanagement nach dem Pareto-Prinzip

Die Aufgaben im Büro türmen sich

Jeden Montagmorgen die gleiche Leier: Du schaust in deinen Kalender, in deine E-Mails und gehst in die ersten Konferenzen. Spätestens am Mittag wird dir klar, das du mal wieder einen Haufen Arbeit mit den verschiedensten Aufgaben vor dir liegen hast, die am besten alle so schnell wie möglich erledigt werden sollen. Alles auf einmal zu machen, ist schlichtweg unmöglich. Aber irgendwo musst du ja anfangen. Was ist wirklich wichtig, was lässt sich schnell erledigen und wofür brauchst du womöglich mehrere Tage? Wenn du dir diese Fragen beantwortest, kann dir das Pareto-Prinzip helfen.

Pareto-Prinzip: Definition

Das Pareto-Prinzip wird auch 80:20-Regel oder 80:20-Prinzip genannt. Der Definition nach besagt es, dass sich 80 Prozent deiner Aufgaben in 20 Prozent deiner Zeit erledigen lassen. Umgekehrt sind für die verbleibenden 20 Prozent deiner Arbeit rund 80 Prozent deiner Zeit erforderlich.Das Pareto-Prinzip kann dir im Zeitmanagement dabei helfen, die richtigen Prioritäten zu setzen, damit du dich im Wust deiner To-dos nicht verzettelst.

So entstand das Pareto-Prinzip

Das Prinzip geht zurück auf seinen Namensgeber Vilfredo Pareto, der vor mehr als 100 Jahren die Verteilung des Grundbesitzes in Italien untersuchte und herausfand, dass etwa 20 Prozent der Bevölkerung rund 80 Prozent des Landes besaßen. Diese Verteilung soll sich auf viele verschiedene Bereiche des Lebens anwenden lassen: So würden zum Beispiel 80 Prozent des Umsatzes einer Firma meist mit 20 Prozent der Produkte erzielt. Und 80 Prozent der Anrufe führt man in der Regel mit nur 20 Prozent der gespeicherten Kontakte im Telefonbuch. Basierend auf dieser Erkenntnis wurde das Pareto-Prinzip später auch auf das Projekt- und Zeitmanagement im Beruf übertragen.

Anwendung des Pareto-Prinzips

Doch wie lässt sich diese Art des Zeitmanagements nun in der Praxis anwenden? Tatsächlich kannst du das Pareto-Prinzip relativ einfach lernen. Verschaffe dir zunächst einen Überblick: Welche Aufgaben fordern dich zeitlich in welchem Maße? Am besten machst du dir eine To-do-Liste inklusive Zeitangaben und Wichtigkeit der einzelnen Punkte. Steht diese Liste, ist es angebracht, zunächst kleinere Aufgaben zu erledigen, die besonders wichtig sind: beispielsweise die Beantwortung dringender Mails, der Rückruf beim Chef oder die Finalisierung der Dinge, die in der Vorwoche nicht fertig geworden sind. Danach hast du bereits das Gefühl, einiges geschafft zu haben. Anschließend gehst du die dickeren Brocken an, die aufgrund ihrer Wichtigkeit ebenfalls unausweichlich sind. Nimm dir dabei zunächst nur die Aufgaben vor, die ausschließlich von dir erledigt werden können. Alles andere stellst du erst einmal hinten an.

Erst den Kern einer Aufgabe erledigen, dann optimieren

Konzentriere dich bei langwierigen Aufgaben zunächst auf das Wesentliche und optimiere nur dann, wenn du noch ausreichend Zeit dafür hast. Ein Beispiel für das Pareto-Prinzip aus dem Berufsalltag: Du musst eine Präsentation vorbereiten. Die Inhalte sind das Wichtigste, fang also damit an. Danach kümmerst du dich um Fotos, Grafiken und weitere Dinge wie das Lektorat, die essenziell für den Vortrag sind. Alle Feinheiten, die aus einer guten Präsentation vielleicht eine perfekte machen, aber mit viel „Fummelarbeit“ verbunden sind – etwa jeden Abschnitt mit einem passenden Zitat einzuleiten –, lässt du erst einmal außen vor. Wenn am Ende noch Zeit fürs „Hübschmachen“ der Präsentation ist, kannst du das immer noch nachholen.

Du musst nicht immer alles perfekt machen

Verabschiede dich also von dem Gedanken, alles immer sofort und perfekt machen zu müssen. Natürlich mag das dein Anspruch sein, aber manchmal ist das zeitlich einfach nicht drin – oder nur mit vielen Überstunden. Doch die können zu Übermüdung, Dauerstress und mangelnder Konzentration führen. In so einem Zustand wirst du ineffektiv und musst noch mehr arbeiten, um alles irgendwie zu schaffen. Es ist ein Teufelskreis, in den du dich gar nicht erst hineinziehen lassen solltest. Und genau dabei kann dir das Pareto-Prinzip helfen.

Keine Rechtfertigung für stümperhafte Arbeit

Es geht beim Pareto-Prinzip also darum, sich zuerst auf die wichtigsten 20 Prozent deiner Aufgaben bzw. die wichtigsten 20 Prozent einer großen Aufgabe zu fokussieren – was allerdings nicht bedeutet, dass du die anderen 80 Prozent generell vernachlässigen darfst. Du solltest tunlichst vermeiden, das Pareto-Prinzip als Rechtfertigung für stümperhafte Arbeit heranzuziehen. Denn es ist ein großer Unterschied, ob du deine Aufgaben zwar nicht allesamt perfekt, aber zufriedenstellend erledigst – oder eben mangelhaft. Zwischen „nicht ganz fertig“ und „fehlerhaft“ bzw. zwischen bewusster Reduktion auf die wichtigsten Aufgaben und dem fahrlässigen Nichterledigen einer Aufgabe gibt es einen großen Unterschied.

Das Problem des Pareto-Prinzips

Neben dem Pareto-Prinzip gibt es zum Beispiel noch die Pomodoro-Technik. Und das steckt hinter dieser Idee: Du legst du alle 25 Minuten eine kurze Pause ein und alle zwei Stunden eine längere. Diese Unterbrechungen sollen dir mehr Kraft für die Phasen der Arbeit geben, sodass du insgesamt mehr schaffst.