Fokussiert sein lernen: Dem Ziel auf der Spur

Die Aufgaben türmen sich

Es ist Montagmorgen, du liest deine Mails im Büro und schaust in deinen Kalender. Gleich drei wichtige Aufgaben solltest du am besten noch heute erledigen. Doch dann ruft der Chef zum Meeting: Es gibt einen neuen Kunden und damit noch mehr neue Aufgaben. Du willst dich gerade anders sortieren, da bekommst du einen Praktikanten aufs Auge gedrückt, der Arbeitsanweisungen benötigt. Im Hintergrund läuft das Radio und dein Smartphone blinkt unaufhörlich, da deine beste Freundin dir von ihrer neuen große Liebe vom Wochenende erzählen will. Am Ende des Tages bist du zwar völlig erledigt – hast aber fast nichts auf die Reihe bekommen.

Multitasking: Alles gleichzeitig funktioniert nicht

So oder ähnlich ergeht es vielen Menschen, für die das Multitasking zum dauerhaften Begleiter in ihrem Leben geworden ist. Dabei ist dieser Begriff durchaus positiv belegt – Multitasking ist in und wird oft erwartet in der heutigen hektischen Zeit. Dabei ist die Anforderung, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen, kaum möglich. Dafür ist das menschliche Gehirn schlichtweg nicht gemacht.

Auch wenn mehrere Aufgaben zwar nicht gleichzeitig, dafür aber abwechselnd in kurzen Zeitabschnitten ausgeführt werden, führt das nicht zu mehr Effizienz und Produktivität. Sondern zu Konzentrations- und Leistungsverlust. Das hat etwa eine Studie der University of Oregon aus dem Jahr 2009 ergeben. Dabei wurden Multitaskern und Nicht-Multitaskern verschiedene Aufgaben gestellt, die von den Personen, die sonst mehrere Dinge auf einmal erledigen, weniger sorgfältig bearbeitet und gelöst wurden.

Prioritäten setzen und Aufgaben übertragen

Es scheint also wichtig zu sein, sich zunächst auf das Wichtigste zu fokussieren, ehe andere Aufgaben angegangen werden. Um das hinzubekommen, musst du erst einmal Prioritäten setzen. Und, je nach Umfang der Dinge, die du zu tun hast, dich auch von der einen oder anderen Aufgabe trennen. Diese muss ja nicht zwangsweise liegenbleiben, sondern kann auch an andere übertragen werden. Das gilt nicht nur für die Arbeit, sondern auch für dein Privatleben. Langfristig gedacht ist es ebenso wichtig, die großen Ziele nicht aus dem Blick zu verlieren. Deinen Traum, deine Vision. Kläre also zunächst für dich selbst, was dir besonders wichtig und wertvoll ist und worauf es sich langfristig zu fokussieren lohnt.

Auch Spitzensportler müssen sich fokussieren können

Um deine kurzfristigen Ziele erreichen zu können, solltest du versuchen, eine Art „Tunnelblick“ zu entwickeln, der alles andere ausblendet. Das ist nicht einfach – du kannst aber lernen, derart fokussiert zu sein. Für viele Spitzensportler gehört solch ein mentales Training zum Standardprogramm.

Denke an einen Elfmeter beim Fußball: Beschäftigst du dich vor der Ausführung schon mit den möglichen Reaktionen auf ein Tor oder einen Fehlschuss oder denkst an deine Elfmeter in der Vergangenheit, fehlt die Fokussierung auf das Wesentliche: Den Schuss, den du in wenigen Sekunden machen wirst. Und damit steigt auch das Risiko, den Strafstoß zu verschießen.

Um deine langfristigen Ziele zu erreichen, musst du natürlich nicht über Jahre mit Scheuklappen durchs Leben laufen. Aber es ist wichtig, sich immer wieder daran zu erinnern und dieses Ziel bei wichtigen Entscheidungen vor Augen zu haben.

Selbstmanagement-Technik: Das Pareto-Prinzip

Das Schöne ist: Es gibt verschiedene Techniken, die dir dabei helfen, fokussiert zu arbeiten. Vielleicht hast du schon mal vom Pareto-Prinzip gehört: Danach können 80 Prozent der Aufgaben in 20 Prozent deiner verfügbaren Zeit erledigt werden. Die restlichen 20 Prozent deiner Aufgaben benötigen 80 Prozent der Zeit.

Auch wenn das sicherlich nicht immer zutrifft, ist es dennoch ratsam, die Dinge so zu priorisieren, dass du dir nur die wichtigsten Aufgaben vornimmst. Alles, was weniger wichtig ist und unnötigerweise deine Zeit frisst, fällt entweder weg oder muss von jemand anderem erledigt werden, an den du die Aufgabe delegierst. Falls am Ende noch Zeit übrigbleibt, kannst du sie nutzen, um das Ergebnis deiner Aufgaben weiter zu perfektionieren.

Besser fokussieren mit der Pomodoro-Technik

Und auch wenn es sich zunächst mal kontraproduktiv anhört: Leg ausreichend Pausen ein. Toller Tipp, denkst du dir jetzt vielleicht, ich habe den Hintern voll zu tun und soll meine Tätigkeiten auch noch dauernd unterbrechen? Exakt. Denn erwiesener Maßen kann sich ein Mensch nur für einen gewissen Zeitraum voll fokussieren, danach ist eine Pause nötig, um wieder neue Energie zu schöpfen.

Ein bekanntes Prinzip ist die Pomodoro-Technik, die besagt, die Aufgaben in 25 -Minuten-Einheiten aufzuteilen. Nach jeder Einheit folgt eine fünfminütige Pause. Nach vier solcher Einheiten, also immer nach zwei Stunden, sogar eine Rast von 30 Minuten. Auch viele andere Zeitmanagement-Ratgeber empfehlen, sich bewusste Auszeiten zu nehmen. Nicht nur vom Job, sondern auch von den alltäglichen Ablenkungen.

Übung macht den Meister

Diese Techniken kannst du als Stütze ansehen, die dir bei der Orientierung helfen. Doch damit wirst du in der Regel nicht von heute auf morgen ein Organisations-Profi, der sich nie mehr verzettelt. Genau wie bei anderen Dingen gilt auch hier: Die Übung macht den Meister. Fokussieren kannst du lernen, und je öfter du das bewusst versuchst, desto besser wird es dir gelingen.

Fange mit kurzen Phasen an, in denen du dich ausschließlich auf eine Sache konzentrierst und dich von nichts und niemandem ablenken lässt. Das wird anfangs mühsam sein, du machst aber schnell Fortschritte. Im Hinterkopf solltest du immer die eine Frage behalten: Bringt mich das, was ich gerade tue, meinem eigentlichen Ziel näher? Kontrolliere dich selbst, ob du diese Frage mit „Ja“ beantworten kannst.

5 konkrete Tipps

Zum Abschluss gibt es noch ein paar konkrete Tipps, die dir helfen, deine Gedanken zu fokussieren und dich nicht ablenken zu lassen.

• Wenn es dir hilft, setze dir Kopfhörer auf und lausche entspannter Musik, sodass du für Außengeräusche gar nicht empfänglich bist.
• Halte dir deine Zeit frei. Hast du eine gewisse Zeitspanne für eine Aufgabe oder eine Unternehmung eingeplant, nutze diese auch aus. Wehre andere Anfragen in diesem Zeitfenster konsequent ab.
• Schließe dein E-Mail-Programm und andere Fenster, die nichts mit deiner eigentlichen Aufgabe zu tun haben. Im Geschäftsleben ist es in der Regel völlig ausreichend, innerhalb von 24 Stunden auf eine Anfrage zu antworten.
• Trinke ruhig einen Kaffee, solltest du Müdigkeit verspüren. Koffein kann einen positiven Effekt auf deinen Fokus haben – allerdings nur in Maßen genossen. Zu viel Kaffee verkehrt den Effekt ins Gegenteil.
• Gehe rechtzeitig ins Bett. Denn ausreichend Schlaf ist die Grundvoraussetzung für einen wachen und ausgeruhten Geist.