Zeitmanagement: Methoden und Tipps zur Selbstorganisation

Selbstmanagement: Warum habe ich zu wenig Zeit?

Zu verstehen, warum du so wenig Zeit hast, ist ein guter erster Schritt für das erfolgreiche Selbstmanagement. Zeit ist eine endliche Ressource und für effektives Selbstmanagement ist es sinnvoll, darauf zu achten, wo sie bleibt.

Um zu identifizieren, was die Störfaktoren in deinem Workflow sind, kannst du dir zum Beispiel die folgenden Fragen stellen: Welche Umstände hindern dich an deiner Arbeit? Womit hast du über den Tag die meiste Zeit verbracht, die nichts mit deinen Projekten zu tun hatte? Was lenkt dich von der Arbeit ab? Versuche während eines straffen Zeitplans Tätigkeiten zu vermeiden, die „man so nebenbei macht“, die aber keinen praktischen Nutzen in der Selbstorganisation haben. Wie etwa:

• Soziale Netzwerke checken – Facebook, Twitter, Whatsapp, Snapchat und Co. sind keine Hilfe beim Zeitmanagement.
• E-Mails zwanghaft abrufen – solange du nichts Projektrelevantes erwartest, gibt es keinen Grund, ständig ins Postfach zu gucken oder sich mit E-Mails zu befassen, die auch noch bis Ende der Arbeit warten können.
• Von Hölzchen auf Stöckchen – Fallstricke im Stil von „wo ich gerade den Browser aufhabe, kann ich doch gleich mal nachgucken, ob es dieses Shirt noch auf eBay gibt …“.

Das klingt erst einmal sehr offensichtlich. Aber es ist sinnvoll, sich diese Punkte ins Gedächtnis zu rufen. Denn allzu oft tun wir diese Dinge einfach so zwischen zwei anderen Handlungen, ohne weiter darüber nachzudenken. Und das kostet Zeit.

Selbstorganisation: Wie erkenne ich, was für mein Projekt wichtig ist?

Zeitmanagement-Methoden werden häufig mit einprägsamen Abkürzungen betitelt. Sie fassen praktische Strategien und Tipps für die Selbstorganisation zusammen. Die Uni Bielefeld empfiehlt in einem Leitfaden zum Thema Selbst- und Zeitmanagement unter anderem die „SMART“-Methode, um deine Aufgabenziele einzuschätzen:

• S wie Spezifisch: Versuche, dein Ziel so eindeutig wie möglich zu beschreiben. So kannst du herausfinden, welche einzelnen Aufgaben du erfüllen musst, um dein Ziel zu erreichen.
• M wie messbar: Dein Ziel sollte ein messbares Ergebnis hervorbringen können, damit du später auch wirklich überprüfen kannst, ob du es tatsächlich erreicht hast.
• A wie aktionsorientiert: Beschreibe dein Ziel in einer möglichst positiven Weise. Schreibe, was du tun willst, anstatt darüber zu schreiben, was du vermeiden willst. Das hebt deine Motivation, sich mit dem Thema tatsächlich auseinanderzusetzen.
• R wie realistisch: Du kannst deine Ziele natürlich hoch stecken, aber bleibe in einem Rahmen, den du plausibel in einem abschätzbaren Zeitrahmen erreichen kannst. Andererseits solltest du dich auch nicht unterfordern. Realistisch, aber nicht zwangsläufig bescheiden. Du riskierst schwindende Motivation, wenn du ein Projekt angehst, das du partout nicht bewältigen kannst.
• T wie terminierbar: Du solltest ein konkretes und plausibles Datum festlegen, an dem du dein Ziel erreicht haben willst. Zeitpunkte für die verschiedenen Etappenziele festzustecken, ist außerdem eine gute Strategie. So kannst du deine Fortschritte überprüfen und gegebenenfalls deine Zeitplanung anpassen.

Wie unterscheide ich zwischen wichtigen und unwichtigen Tätigkeiten?

Eine andere Methode nennt sich das „Eisenhower-Prinzip“ (oder Eisenhower-Matrix) nach dem US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower. Danach werden anfallende Aufgaben in vier Kategorien sortiert (A, B, C und D), die ihre Priorität bestimmen.

• A-Aufgaben sind gleichermaßen wichtig wie dringend und sollten die höchste Priorität erhalten. Diese Aufgaben erledigst du am besten als erstes.
• B-Aufgaben sind ebenfalls wichtig, aber nicht sofort dringend. Du kannst (und solltest) sie innerhalb deines Projektzeitraums terminlich planen.
• C-Aufgaben sind vielleicht nicht unbedingt wichtig, aber dringend. Diese Aufgaben solltest du, wenn du sie nicht vermeiden kannst, an jemanden delegieren, um deine eigene Arbeitslast zu minimieren.
• D-Aufgaben sind weder wichtig noch dringend. Du solltest keine Zeit an sie verschwenden. Versuche alle über die Woche anfallenden Aufgaben in diese Kategorien einzuteilen und du bist schon einen guten Schritt weiter, deine Zeit in den Griff zu bekommen.

Profi-Tipps: Wie plane ich also meine Woche?

Neben dem Priorisieren deiner Tätigkeiten ist es in der Selbstorganisation mindestens genauso wichtig, realistisch zu entscheiden, was du diese Woche tatsächlich schaffen kannst. Plane eher großzügig, sofern möglich, denn ein Zeitpuffer, um auf Unvorhergesehenes zu reagieren, ist auf jeden Fall besser als den Plan ständig nach hinten zu korrigieren. Das senkt eher die Motivation als das es hilft.

Nachdem du deine Arbeitsschritte priorisiert hast, ist es ein guter Tipp, dir Termine für die einzelnen Aufgaben zu machen. Wenn du das Eisenhower-Prinzip verwendest, sind A-Aufgaben hier am wichtigsten, während die B-Aufgaben sinnvoll in zeitliche Lücken zwischen den A-Schritten terminiert werden.

Bleibe bei aller Planung aber flexibel und nutze unvorhergesehene Freizeit ruhig sinnvoll. Sei es, um eine B-Aufgabe anzugehen oder tatsächlich etwas Aufbauendes oder Unterhaltsames zu tun, um die allgemeine Moral zu heben. Achte aber darauf, Pausen aktiv einzuplanen, dass eine eventuelle Pause nicht in das nächste Zeitsegment deines Plans hineinrutscht.

Erholung nicht vergessen!

Apropos Pausen: Wenigstens einen freien Tag in der Woche solltest du für schöne Dinge blocken. Treffen mit Freunden, die Familie, Hobbys oder andere Tätigkeiten, die deinen Akku wieder aufladen. Diese Zeit solltest du möglichst nicht benutzen, um verschleppte Aufgaben aufzuholen. Verlagere solche Restaufgaben lieber auf deinen Plan für die nächste Woche, auch wenn das bedeutet, dass du umstrukturieren oder deine Prioritäten neu einteilen musst.

Kraft tanken ist nicht optional – du wirst die Energie brauchen, um deinen Plan weiter zu verfolgen. Selbst dann, wenn dieser Plan in stetigem Fluss ist. Selbstmanagement bedeutet auch, auf sich Acht zu geben.

Ich weiß, wie meine Woche aussieht. Wie strukturiere ich den Tag?

Die ALPEN-Methode ist ein praktischer Helfer, um deinen Tag detailliert zu planen. Nein, das hat nichts mit Wanderurlaub zu tun, sondern ist eine Abkürzung für die sinnvolle Vorgehensweise bei der Tagesplanung:

• A: Aufgaben aufschreiben: Erstell dir eine To-Do-Liste mit allen Aktivitäten, Tätigkeiten und Terminen des folgenden Tages. So hast du deine Aufgaben immer vor Augen und verlierst nicht den Überblick.
• L: Länge, bzw. Dauer einschätzen: Notiere zu jeder Aufgabe die benötigte Zeit. Wie bereits gesagt, sei großzügig dabei. Versuche außerdem auf ein realistisches Zeitlimit zu achten – von 7 bis 23 Uhr arbeiten zu wollen, klingt nach keiner guten Idee.
• P: Pufferzeiten einplanen: Hatten wir schon gesagt, wie wichtig geplante Pausen sind? Wenn du deine zur Verfügung stehende Zeit verplanst, teile nur 50 bis 60 Prozent davon für Aufgaben ein. Du vermeidest so unnötigen Stress und hast im Idealfall sogar ein bisschen spontane Freizeit.
• E: Entscheidungen treffen: Setze dir ein bis zwei Prioritäten, die du an diesem Tag auf jeden Fall erledigen willst (A-Aufgaben). Die anderen Aufgaben verteilst du über den restlichen Tag (B-Aufgaben). Eine feste Reihenfolge dieser Aufgaben zu definieren, ist außerdem eine gute Idee. Du verzettelst dich weniger und ein geordneter Ablauf in einem Projekt gibt ein gutes Gefühl des Vorankommens.
• N: Nachkontrolle: Ziehe jeden Abend eine Tagesbilanz. Versuche zu erkennen, warum du etwas nicht geschafft hast, aber auch, was gut geklappt hat. Du kannst diese Erfolge als Motivation nutzen und die Misserfolge als Denkansatz, wie du den Plan für den nächsten Tag eventuell anpasst oder ob die zeitliche Einteilung realistisch war. Achte an dieser Stelle auch darauf, wie sehr du den eingangs erwähnten Ablenkungen zum Opfer gefallen bist und was du hier vielleicht verbessern kannst.

Was ist, wenn ich mich trotz aller Zeitmanagement-Methoden verzettele?

Solltest du trotz aller Planung und Vorbereitung gegen eine Wand laufen, kannst du es mit dem „Direkt-Prinzip“ versuchen: Nimm dir außerplanmäßig eine halbe Stunde Zeit, um einige Aufgaben, für die du nur wenige Minuten benötigst, sofort zu erledigen. Das hat einen doppelten Nutzen: Zum einen bist du so praktisch automatisch wieder im Arbeitsfluss und zum anderen wirst du in kurzer Zeit mit Erfolgserlebnissen belohnt, die für neue Motivation sorgen.

Kurze Erfolgserlebnisse sind der Schlüssel bei einer guten Arbeitsplanung. Lege deine Aufgaben so, dass du zwischen allen großen Brocken auch Aufgaben hast, die vergleichsweise schnell und mit geringem Aufwand zu erledigen sind. Wenn du so aufwändige und leichte Aufgaben aneinanderreihst, solltest du einen konstanten Fluss an Arbeitselan und Motivation aufrechterhalten können.